¿Puede el empresario controlar el correo electrónico del trabajador?

Portada del diario El País del pasado 10 de octubre: “El Constitucional avala que la empresa vigile el correo del trabajador”. Portada de ABC: “El TC avala que la empresa controle el email corporativo de sus trabajadores”. Portada de La Vanguardia, a cinco columnas: “El TC avala que el jefe vigile los correos de sus empleados”… ¿Era para tanto? En mi opinión, no. De hecho, el Tribunal Constitucional ya había legitimado ese control empresarial de las comunicaciones de los trabajadores, siempre en determinadas circunstancias y con ciertos requisitos. La reciente sentencia de 7 de octubre de 2013, contiene, sin duda, alguna novedad reseñable, pero no me parece que, por su alcance real, mereciera tal relevancia mediática.
 
El 26 de septiembre de 2007 el Tribunal Supremo, en unificación de doctrina, fijó su posición sobre la revisión empresarial del ordenador: “Se trata de medios que son propiedad de la empresa y que ésta facilita al trabajador para utilizarlos en el cumplimiento de la prestación laboral, por lo que esa utilización queda dentro del ámbito del poder de vigilancia del empresario”. Ello implica que pueda adoptar medidas de comprobación de la observancia de los deberes laborales, siempre dentro del respeto a la dignidad del empleado.
 
El Supremo negó que las restrictivas normas que rigen el registro de las pertenencias del trabajador (artículo 18 del Estatuto de los Trabajadores) fueran también aplicables al acceso al contenido de los equipos informáticos de la empresa porque “tanto la persona del trabajador, como sus efectos personales y la taquilla forman parte de la esfera privada de aquél y quedan fuera del ámbito de ejecución del contrato de trabajo” al que se extiende el poder empresarial. Por el contrario, “las medidas de control sobre los medios informáticos puestos a disposición de los trabajadores se encuentran, en principio, dentro del ámbito normal de esos poderes: el ordenador es un instrumento de producción del que es titular el empresario (…) y éste tiene, por tanto, facultades de control de la utilización, que incluyen lógicamente su examen”. Por otra parte, a diferencia de lo que sucede con la taquilla o las pertenencias del empleado, “con el ordenador se ejecuta la prestación de trabajo y, en consecuencia, el empresario puede verificar en él su correcto cumplimiento”.
 
El control del contenido de los equipos informáticos deriva, pues, del poder de dirección empresarial (artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores), pero puede colisionar con el derecho a la intimidad cuando “existe un hábito social generalizado de tolerancia con ciertos usos personales moderados de los medios informáticos y de comunicación facilitados por la empresa a los trabajadores”. Eso genera una expectativa de confidencialidad, que el Supremo estima que “no puede ser desconocida”, pero que tampoco puede “convertirse en un impedimento permanente del control empresarial, porque, aunque el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, no puede imponer ese respeto cuando utiliza un medio proporcionado por la empresa en contra de las instrucciones establecidas por ésta para su uso”.
 
El TS apunta así a una fórmula para que ese control empresarial sea admisible: “Lo que debe hacer la empresa de acuerdo con las exigencias de buena fe es establecer previamente las reglas de uso de esos medios -con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales- e informar a los trabajadores de que va existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos”. De esta manera, cuando el medio se utilice en contra de tales prohibiciones y con conocimiento por parte del trabajador de las medidas aplicables, “no podrá entenderse que, al realizarse el control, se ha vulnerado una expectativa razonable de intimidad”.
 
En su sentencia 241/2012, de 17 de diciembre, el Tribunal Constitucional ya tuvo oportunidad de referirse a las “cuentas de correo electrónico asignadas por la empresa a los trabajadores”. Consideró que “el ejercicio de la potestad de vigilancia o control empresarial sobre tales elementos resulta limitada por la vigencia de los derechos fundamentales” pero que, a estos efectos, es determinante la existencia de normas establecidas por la propia empresa: “Los grados de intensidad o rigidez con que deben ser valoradas las medidas empresariales de vigilancia y control son variables en función de la propia configuración de las condiciones de disposición y uso de las herramientas informáticas y de las instrucciones que hayan podido ser impartidas por el empresario a tal fin”. En aquella ocasión como ha sucedido ahora, ya se denegó el amparo a la recurrente: el Constitucional entendió que, al acceder a las comunicaciones que ésta realizó a través de un programa de mensajería electrónica, no se habían vulnerado sus derechos fundamentales, porque previamente la empresa había dictado normas de uso, que habían resultado infringidas por la trabajadora.
 
¿Cuál es, entonces, la principal novedad de la reciente sentencia sobre la materia? Pues, sobre todo, que, en el caso ahora enjuiciado, la prohibición de uso del correo electrónico para fines extraprofesionales –de la que se deriva la posibilidad empresarial de su control- no se había establecido en normas internas y explícitas que la propia empresa hubiera comunicado al trabajador, sino que se hallaba contenida en el convenio colectivo del sector.
 
En efecto, el convenio de la industria química sancionaba como falta leve la “utilización de los medios informáticos propiedad de la empresa (correo electrónico, intranet, internet, etc.) para fines distintos de los relacionados con el contenido de la prestación laboral”.
 
La tipificación de esta infracción es lo que permite al Tribunal Constitucional, dado el “carácter vinculante de esta regulación colectivamente pactada”, concluir que “regía en la empresa una prohibición expresa de uso extralaboral, no constando que dicha prohibición hubiera sido atenuada por la entidad”. Y precisamente de esa prohibición se deduce la legitimidad del “poder de control de la empresa sobre las herramientas informáticas de titularidad empresarial puestas a disposición de los trabajadores”, con una doble finalidad: “vigilar el cumplimiento de la prestación laboral realizada a través del uso profesional de estos instrumentos” y “fiscalizar que su utilización no se destinaba a fines personales o ajenos al contenido propio de su prestación de trabajo”.
 
Esto implica, para el TC, que no se vulnera el secreto de las comunicaciones (artículo 18.3 de la Constitución), puesto que “no podía existir una expectativa fundada y razonable de confidencialidad respecto al conocimiento de las comunicaciones mantenidas por el trabajador a través de la cuenta de correo proporcionada por la empresa y que habían quedado registradas en el ordenador de propiedad empresarial”, puesto que esa “expresa prohibición convencional del uso extralaboral del correo electrónico (…) llevaba implícita la facultad de la empresa de controlar su utilización”.
 
Tampoco se vulnera otro derecho constitucional, el de la intimidad personal (artículo 18.1), puesto que no se puede entender que “el trabajador contara con una expectativa razonable de privacidad respecto a sus correos electrónicos registrados en el ordenador de la entidad empresarial”, por el mismo motivo: la prohibición del uso del email para fines extraprofesionales contenida en el convenio impediría “considerar que su utilización quedara al margen del control empresarial”.
 
Por lo demás, el Tribunal no hace sino aplicar al caso concreto sometido a su análisis la doctrina en materia de proporcionalidad de medidas restrictivas de derechos fundamentales. Y concluye que la actuación de la empresa está justificada (“su práctica se fundó en la existencia de sospechas de un comportamiento irregular del trabajador”) y que supera los juicios de idoneidad (permitía conseguir el objetivo de “verificar si el trabajador cometía efectivamente la irregularidad sospechada”), de necesidad (el contenido de los correos electrónico era preciso como “prueba ante la eventual impugnación judicial de la sanción empresarial”) y de ponderación (se realizó con la garantía de intervención de un notario y de un perito informático, y se aportaron a juicio únicamente correos que transmitían a terceros información confidencial de la empresa, sin ningún contenido personal del trabajador).
 
En definitiva, no es nueva la posibilidad de control empresarial del correo electrónico, como no es nuevo que éste no puede producirse en cualquier caso y que no es ilimitado. Su ejercicio sigue exigiendo la previa existencia de normas expresas que impidan que el trabajador albergue expectativas razonables de privacidad en las comunicaciones establecidas a través del email corporativo y que habiliten las posibles medidas de control. La novedad de este pronunciamiento es que el TC no sólo admite que tales normas hayan sido establecidas por la propia empresa, sino también que se deriven del convenio colectivo aplicable. No es un caso especialmente frecuente la existencia de regla expresa de este tipo en los convenios, pero, cuando así sea, habrá de ser tenido en cuenta este criterio por parte de empresarios y trabajadores.

Carlos Javier Galán

Magistrado del orden jurisdiccional Social desde diciembre de 2019. Titular actualmente del Juzgado de lo Social nº 2 de Algeciras (Cádiz).

Profesor colaborador de Derecho Laboral en el Máster de Abogacía de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC).

De 1990 a 2019 fue abogado ejerciente, con especial dedicación al Derecho Laboral durante buena parte de su carrera profesional, y dirigió el despacho Alberche Abogados.

Es autor de los libros “La Empresa ante las Administraciones Públicas. Cómo sobrevivir al papeleo” (2003), “Nóminas, Seguridad Social y Contratación Laboral” (ediciones anuales desde 2005), “Derecho Laboral para No Expertos” (2006 y 2ª edición actualizada en 2010) y “La empresa ante la Inspección de Trabajo” (2013), así como coordinador y coautor de la obra colectiva “La empresa ante las bajas por incapacidad temporal” (2011).

Fue el primer presidente de la Sección de Derecho Laboral del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid (2014-18) y presidente de la Asociación Española de Abogados de Economía Social (AESOC) entre 2017 y 2019.